Digitalisieren Sie Informationen und Prozesse schnell und effektiv!

Tausende Unternehmen setzen erfolgreich auf d.3ecm. Gehören Sie dazu!

Mit d.3ecm von d.velop – dem führenden Anbieter im Enterprise Content Management (ECM) bieten wir – Jörg Paule Informationssysteme GmbH – Ihnen eine effektive und durchdachte ECM-Lösung mit Integration in die ERP- / PDM- / CAD Welt an. Die Lösungen haben umfassende Recherchemöglichkeiten sowie rechts- und revisionssichere Archivierung.

d.3ecm ist der zentrale Speicherort für sämtliche Informationen und Dokumente in Ihrem Unternehmen. Es sichert die langfristige Verfügbarkeit und sorgt mit seiner Struktur der digitalen Akte für eine klare und schnelle Übersicht. Durch digitale Workflows stellt d.3ecm Aufgaben und Informationen entlang eines Geschäftsprozesses automatisch zu.

Warum sollten Sie auf d.3ecm setzen:

Informationen digitalisieren

Dokumente entstehen auf unterschiedliche Art und Weise und entsprechend gelangen sie auf verschiedensten Wegen in das zentrale Dokumentenmanagementsystem d.3ecm:

Gedruckte Belege aus Ihren Unternehmensanwendungen (bspw. aus dem ERP-System)
Große Anzahl von Papierbelegen
Geschäftsbezogene und nachweisrelevante E-Mails
und vieles mehr…

Diese Dokumente müssen in ein langzeitstabiles Aufbewahrungsformat gewandelt werden oder eingescannt werden und in PDF übergeben werden. Hierbei helfen Ihnen unsere seit Jahren im Einsatz befindlichen Erfolgsprodukte. Sie können Ihre Dokumente ganz einfach erfassen, klassifizieren und archivieren. Langzeitstabil und sicher.

Durch diese Werkzeuge – alle von einem Hersteller – verfügen Sie über ein leistungsstarkes Toolset, um Dokumente aus beliebigen Quellen schnell und einfach in Ihr d.3ecm Dokumentenmanagementsystem zu übernehmen.

Nicht suchen – finden!

Sie kennen das: Ein dringend benötigtes Dokument steckt in einem Aktenordner, der aber leider nicht dort steht, wo er stehen sollte, weil ihn ein Mitarbeiter an einen Kollegen weitergegeben, mit nach Hause genommen oder bereits in den Archivkeller verfrachtet hat.

Ganz egal, ob es sich um Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails handelt: Im zentralen elektronischen Archiv findet alles seinen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher, gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.

Von dort aus lassen sich die gespeicherten Dokumente von jedem berechtigten Mitarbeiter jederzeit spontan recherchieren, bearbeiten, prüfen und verteilen. Über mobile ECM sogar von unterwegs.

Das Beruhigende daran: Es gibt nur noch ein einziges, im Archiv gespeichertes, unveränderbares Dokument. Das erspart Ihnen nicht nur das Drucken und manuelle Archivieren von Papierbelegen, sondern auch die Suche nach irgendwo abgehefteten Kopien.

Damit sorgt die Elektronische Archivierung für Sie für transparentere Geschäftsabläufe, eine rechts- und revisionssichere, compliance-konforme Ablage auf zertifizierten Storagesystemen und geringere Druck-, Papier- und Lagerkosten.

Außerdem können Sie in jedem Dokument selbst nach Jahrzehnten noch blättern oder es nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch löschen.

Nur sicher ist sicher!

Bei der elektronischen Archivierung von d.velop verläuft die Arbeit mit Dokumenten genauso wie beim klassischen Aktenordner – nur eben nicht auf Papier, sondern am Bildschirm.

Da das System die individuelle Archivstruktur Ihres Unternehmens 1:1 abbildet, lassen sich alle, auch miteinander verknüpfte Dokumente bequem recherchieren, bearbeiten, prüfen, erneut archivieren oder verteilen. Auf Wunsch sogar vollautomatisch per Workflow.

Die digitale Archivierung selbst erfolgt automatisch, revisionssicher in langfristig verfügbaren Dateiformaten wie TIFF oder PDF/A und erfüllt alle gesetzlichen Compliance-Anforderungen sowohl an die Datenhaltung als auch an die Buchführung.

Bei der digitalen Archivierung neuer Dokumente erfolgt die Aktenbildung automatisch. Und Fristen und Fälligkeiten werden automatisch angezeigt.

Die elektronische Archivierung ist gleichzeitig Ihr Zugang zu weiteren Lösungen wie eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, ein Vertrags- oder E-Mail-Management, Zentrale Projektakten können gebildet werden.